Qué mirar antes de contratar y qué evitar
El problema casi nunca es que falte software. Es que la información vive en tres planillas, dos grupos de WhatsApp y la cabeza de una persona. Así se ve el momento en que conviene un sistema hecho a medida —y cuándo no.
Órdenes de trabajo
Señales
Cuándo la planilla deja de alcanzar
No es un problema de tamaño de la empresa: es un problema de información que se pierde. Si te pasa alguno de estos, el costo ya lo estás pagando.
Tenés dos versiones de la verdad
La planilla de ventas y la de depósito no coinciden, y nadie sabe cuál vale. Reconciliarlas lleva medio día por semana.
El stock se descuenta a mano
Se vende lo que figura en el sistema, no lo que hay en el estante. Las compras se hacen por urgencia y el margen se pierde ahí.
Los pedidos entran por WhatsApp
Cada pedido hay que pasarlo a mano, y lo que no se copia, se olvida. Nadie puede decir cuántos pedidos hay abiertos ahora.
Todo depende de una persona
Si se toma vacaciones, la operación se frena. El conocimiento del proceso no está escrito en ningún lado, está en su memoria.
Los reportes se arman a mano
Para saber si el mes cerró bien hay que juntar datos de tres lugares. Cuando el número llega, ya es tarde para decidir.
El software te obliga a trabajar distinto
El sistema del mercado pide que cambies tu proceso para entrar en sus pantallas. Terminás usando la mitad y volviendo a la planilla para el resto.
Por dónde empezar
Tres módulos que se resuelven primero
Un sistema a medida no se construye entero de una vez: se elige el proceso que más duele y se pone en producción. El resto se suma sobre algo que ya funciona.
Órdenes de trabajo y presupuestos
- Presupuesto que se convierte en orden sin volver a tipear
- Estado visible: pendiente, en proceso, entregado, facturado
- Historial por cliente y por equipo
Stock, compras y depósito
- Descuento automático al confirmar una salida
- Alertas de mínimo y sugerencia de reposición
- Remitos y trazabilidad por número de serie o lote
Seguimiento comercial
- Cada consulta con dueño, etapa y próximo paso
- Recordatorios que no dependen de la memoria de nadie
- Tablero de conversión por vendedor y por canal
Comparación honesta
Planilla, software genérico o a medida
| Necesidad | Planilla | Software genérico | Sistema a medida |
|---|---|---|---|
| Se adapta a tu proceso actual | Sí | No | Sí |
| Varios usuarios a la vez, sin pisarse | No | Sí | Sí |
| Se integra con facturación y WhatsApp | No | A veces | Sí |
| Cambios sin depender del proveedor | Sí | No | Sí |
| Costo inicial | Bajo | Licencia mensual | Inversión por módulo |
| Costo de seguir así un año más | Crece con el volumen | Fijo, pero pagás lo que no usás | Se amortiza |
Cómo se trabaja
De la primera reunión al sistema en uso
Preguntas frecuentes
Lo que siempre nos preguntan
¿Cuánto cuesta un sistema a medida?
Depende del alcance del primer módulo, no de la cantidad de pantallas. Después del relevamiento se cotiza por módulo, con un número cerrado antes de empezar. Si el alcance no alcanza para el presupuesto, se recorta el alcance, no la calidad.
¿Se integra con lo que ya uso?
Sí: facturación electrónica, WhatsApp, Mercado Pago, Odoo y las planillas de siempre. La integración se define en el relevamiento, porque no todas las APIs permiten lo mismo.
¿El código es mío?
Sí. El sistema queda en la infraestructura del cliente y el código es suyo. No hay licencia que se corte si cambiamos de proveedor.
¿Qué pasa si necesito un cambio en dos años?
Se cotiza como una mejora y se planifica, igual que cualquier otro cambio. No quedás atado a una versión congelada: la base es tu código, documentado.
¿Y si mi operación es estándar?
Entonces probablemente no necesites desarrollo: te conviene implementar bien un producto que ya existe. Preferimos decirlo antes de cotizar un sistema que no vas a aprovechar.
¿Lo vemos con tu proceso real?
Contanos cómo trabajás hoy y te decimos qué conviene resolver primero, qué se puede integrar y cuánto tarda. Sin propuesta genérica.
Artics · Desarrollo de sistemas a medida · Argentina
